Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z 29 maja 2025 roku (sygn. III OSK 1018/22) potwierdził, że przekazanie załodze informacji o zakończeniu współpracy z jednym z pracowników nie stanowi naruszenia przepisów prawa, a udostępnienie danych odchodzącego pracownika nie narusza przepisów RODO. Orzeczenie NSA zakończyło toczącą się od kilku lat sprawę, która dotyczyła przekazania przez pracodawcę w mailu do współpracowników danych osoby, która zrezygnowała z pracy w przedsiębiorstwie. Wysłana wiadomość mailowa zawierała imię i nazwisko osoby, oraz informację o jej odejściu z pracy. Postępowanie takie odchodzący pracownik uznał za mające go postawić w negatywnym świetle, a działanie pracodawcy według niego miało naruszyć art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Zgodnie z wyżej wymienionym przepisem przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Pracodawca tłumaczył, że wysłanie maila z informacją o odejściu do pracowników było konieczne ze względu na dokonanie zmian zmian w grafiku pracy na kolejny miesiąc, co mieści się w obowiązkach pracodawcy, do których należy organizowanie i kierowanie pracą pracowników.

Naczelny Sąd Administracyjny, do którego ostatecznie  trafiła sprawa potwierdził, że pracodawca wysyłając maila do załogi nie dopuścił się naruszenia przepisów RODO, gdyż u pracodawcy komunikowanie pośrednictwem maili było powszechnie przyjętym modelem, a zarządzający danymi osobowymi był uprawniony do przekazania spornej informacji. Ujawnienie informacji o imieniu, nazwisku i rezygnacji z pracy przez pracownika nie wiąże się dla niego z wysokim ryzykiem naruszenia jego praw i wolności, a więc nie narusza art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Natomiast rozstrzyganie o ewentualnym naruszeniu dóbr osobistych pracownika należy do kompetencji sądów powszechnych.