Urząd Ochrony Danych Osobowych uznał, że niedopuszczalne jest wyznaczenie na inspektora ochrony danych osób, które pełnią funkcje kierownicze w strukturach administratora (np. członek zarządu stowarzyszenia lub spółki, dyrektor szkoły, wójt, a także przewodniczący zakładowej organizacji związkowej). W ten sposób unika się sytuacji, w której inspektor miałby za zadanie między innymi monitorowanie przestrzegania przepisów przez samego siebie, co zaprzeczałoby idei niezależności inspektora. Jest to stanowisko zgodne z art. 38 ust. 3 RODO, zgodnie z którym IOD podlega bezpośrednio kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego, nie może on być wiec sam członkiem tego kierownictwa. Co do funkcji społecznego inspektora pracy, to UODO stoi na stanowisku, że w celu jego wybrania zakładowa organizacja związkowa ma prawo pozyskać od pracodawcy informacje na temat zatrudnionych pracowników. Wybory społecznych inspektorów pracy przeprowadzane są przez zakładowe organizacje związkowe, które jednak nie mają dostępu do danych dotyczących zatrudnienia pracowników.

Pełnymi informacji w tym zakresie dysponuje pracodawca, który – w opinii UODO – nie może odmówić w tej sytuacji organizacji związkowej udostępnienia danych. Wynika to z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, który nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, a wybór społecznego inspektora pracy taką działalnością jest. Jednak zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) należy zwrócić uwagę, by zakres przekazywanych danych był adekwatny i wystarczający do wskazanego celu (tu: wybór społecznego inspektora pracy).