Zgodnie ze stanowiskiem UODO z dnia 26 września 2019 r. pojęcie przetwarzania danych osobowych” odnosi się do samych danych, a nie do dokumentów, w których takie dane są zawarte. Nie ma więc znaczenia, w jakim miejscu w dokumentacji przechowywany będzie konkretny dokument zawierający dane osobowe, czy też na jakiego rodzaju nośniku danych będą takie dane przetwarzane. Ważne jest, aby dane te przetwarzane były legalnie, w konkretnym, zgodnym z prawem celu, oraz zabezpieczone odpowiednio do ryzyka wystąpienia naruszenia praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Stanowisko to jest ważne zwłaszcza z punktu widzenia pracodawców, którzy w dokumentacji pracowniczej przechowują dokumenty, których podstawą powstania nie są przepisy prawa pracy, a np. podatkowe, czy ubezpieczeń społecznych. Zdaniem MRPiPS dokumenty takie nie powinny znajdować się w aktach osobowych ze względu na inny okres przechowywania. W praktyce kluczowe będzie jednak, czy dane osobowe, w nich zawarte są wykorzystywane prawidłowo i przez właściwy okres czasu, a nie to czy przykładowo druk ZUS ZUA będzie przechowywany w aktach osobowych w części B, czy w odrębnej dokumentacji ubezpieczeniowej. Jeśli dane w nim zawarte nie będą wykorzystywane w innych celach i zostanie on zniszczony w odpowiednim czasie, to nie grozi pracodawcy sankcja za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.”