Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456), od 17 kwietnia 2026 r. możliwe jest wystawianie orzeczeń o zdolności do pracy w formie elektronicznej. Do 17 października 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym dopuszczalne jest stosowanie zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

Od 18 października 2026 r. elektroniczna forma orzeczeń lekarskich staje się obowiązkowa. Oznacza to, że pracownicy nie będą już otrzymywać papierowych zaświadczeń o zdolności do pracy. Orzeczenia będą przechowywane w systemie e-zdrowia jako część elektronicznej dokumentacji medycznej. Pracownicy zyskają możliwość sprawdzania swoich dokumentów za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP), bez konieczności przekazywania pracodawcy papierowego zaświadczenia.

Elektronizacja orzeczeń lekarskich to kolejny krok w cyfryzacji medycyny pracy. Zmiana ma usprawnić przepływ dokumentacji, ograniczyć formalności i ułatwić dostęp do dokumentów. Dla pracowników oznacza to przede wszystkim wygodniejsze korzystanie z dokumentacji, szybszy obieg informacji oraz mniejsze ryzyko zagubienia zaświadczeń.

Nowe przepisy nie zwalniają jednak pracodawców z dotychczasowych obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Nadal muszą oni:

• kierować pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne,
• ponosić koszty badań profilaktycznych,
• nie dopuszczać do pracy osób, które nie posiadają aktualnego orzeczenia o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Zmiany obejmują również zalecenia lekarskie. Od 18 lipca 2026 r. lekarze medycyny pracy mogą wystawiać indywidualne zalecenia dla pracowników w formie elektronicznej. Wcześniej dokumenty te były sporządzane wyłącznie w postaci papierowej.

Warto przy tym rozróżnić zalecenia lekarskie od orzeczenia o zdolności do pracy. Orzeczenie określa, czy dana osoba może wykonywać pracę na określonym stanowisku, natomiast zalecenia mają charakter profilaktyczny i zdrowotny. Mogą dotyczyć między innymi zmiany stylu życia, działań służących poprawie stanu zdrowia czy potrzeby konsultacji z lekarzem specjalistą.

Istotne jest również to, że indywidualne zalecenia są przeznaczone wyłącznie dla pracownika. Pracodawca nie ma do nich dostępu. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik może korzystać z zaleceń dotyczących swojego zdrowia, zachowując poufność informacji medycznych.