Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23(1) k.p. oznacza dla nowego pracodawcy przejęcie całej dokumentacji pracowniczej dotyczącej przejmowanych pracowników. W praktyce może się okazać, że jej niektóre części mogą mieć inną postać niż ta, w której jest prowadzona dana dokumentacja u nowego pracodawcy. Formalnie wtedy nie ma przeciwwskazań, aby dokumentacja części pracowników, np. przejętych była prowadzona w innej postaci niż innej grupy pracowników. MRPiPS w stanowisku z dnia 5 listopada 2019 r. zwraca jednak uwagę, że dokumentacja nie może być prowadzona do pewnej daty w jednej postaci, a później w innej postaci. Jeśli zatem pracodawca chciałby po przejęciu pracowników z innego zakładu pracy prowadzić ich dokumentację w innej postaci niż jego poprzednik, to konieczna jest konwersja w zakresie postaci dokumentacji. Powyższe może być skutkiem decyzji biznesowej pracodawcy, gdy ma on narzędzia informatyczne i nie chce, aby np. wnioski urlopowe były składane nadal papierowo lub koniecznością wynikającą z braku narzędzi teleinformatycznych przez nowego pracodawcę, gdy przejmuje firmę, w której były narzędzia informatyczne, a u niego w danym obszarze jest nadal prowadzona dokumentacja papierowa.