Czy konieczne jest informowanie pracowników o monitoringu, skoro w regulaminie pracy, z którym każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy jest obowiązkowo jest zapoznawany z regulaminem pracy opisane są także zasady monitoringu?

Na powyższe pytanie odpowiedzi udzielił Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku z 26 stycznia 2024 roku wskazał, że obowiązek poinformowania pracownika powinien być rozumiany jako odrębny obowiązek pracodawcy. Nie można więc uznać, że samo zapoznanie z regulaminem pracy, w którym jest wzmianka o monitoringu obowiązek ten wyczerpuje. Jako podstawę takiego twierdzenia UODO wskazuje umieszczenie tego obowiązku w oddzielnej jednostce redakcyjnej art. 22[2] § 8 Kodeksu pracy (“Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6” czyli o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu). Kolejną przesłanką jest według UODO zasada przejrzystości, wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. a Rozporządzenia w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (“Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą”).

Zasadę tę doprecyzowuje motyw 39 RODO, który wyjaśnia, że dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane. Samo zapoznanie się z regulaminie, w którym jest wspomniany monitoring nie może zostać uznane za spełnienie tej zasady.

Odrębny problemy dotyczy obowiązku poinformowania o zasadach monitoringu w zależności od jego form, które dotyczą danego pracownika, czyli różnicowania informacji dla pracowników których konkretny rodzaj monitoringu (np. monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej, monitoring samochodu służbowego za pomocą systemu GPS). Tu Urząd nie udzielił odpowiedzi wprost, lecz wskazał, że ,,(…) Informowanie zatem danego pracownika o każdej formie monitoringu stosowanej w danym zakładzie pracy, również w odniesieniu do pomieszczeń, w których może znaleźć się tylko wyjątkowo, można w niektórych sytuacjach uznać za nadmiarowe (…)”. Oznacza to, że informowanie pracownika o innych rodzajach monitoringu, które go nie dotyczą jest działaniem nieprawidłowym.