Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o podjęcie prac legislacyjnych mających na celu uregulowanie zasad udziału świadków w postępowaniu dotyczącym ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Obecnie kwestie związane z przebiegiem postępowania powypadkowego reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 105, poz. 870). Przepisy określają czynności podejmowane przez zespół powypadkowy, w tym obowiązek zamieszczenia w protokole powypadkowym wyjaśnień poszkodowanego oraz informacji uzyskanych od świadków zdarzenia.

Z kolei rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1071), określające wzór protokołu powypadkowego, nie wskazuje, jakie dane osobowe świadków mogą lub powinny być gromadzone. W szczególności nie rozstrzyga, czy dopuszczalne jest pozyskiwanie informacji o miejscu zamieszkania świadka, mimo że w uzasadnieniu projektu rozporządzenia podkreślono konieczność stosowania zasady minimalizacji danych osobowych. Brak jednoznacznych regulacji powoduje rozbieżności w praktyce stosowania przepisów i może prowadzić do naruszenia zasad wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Jak wskazał Prezes UODO, do Urzędu napływają sygnały świadczące o tym, że dane osobowe świadków, w tym informacje dotyczące ich miejsca zamieszkania, są udostępniane wielu podmiotom uczestniczącym w postępowaniu powypadkowym. Tego rodzaju praktyka budzi wątpliwości z punktu widzenia prawa do prywatności oraz przestrzegania zasady minimalizacji danych. W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych świadków ma być ich zgoda, traktowana jako uzupełnienie obowiązujących regulacji prawnych.

Zdaniem Prezesa UODO opieranie przetwarzania danych osobowych świadków na zgodzie może prowadzić do istotnych problemów praktycznych, przede wszystkim z uwagi na możliwość jej wycofania w każdym czasie. Wątpliwości budzi również kwestia dobrowolności wyrażenia zgody w sytuacji związanej z postępowaniem powypadkowym. Ponadto obowiązujące przepisy nie przewidują zgody jako podstawy prawnej przetwarzania danych świadków w tego rodzaju postępowaniach. W konsekwencji praktyka ta może pozostawać w sprzeczności z zasadami określonymi w RODO, w szczególności z zasadami legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.

Stanowisko Prezesa UODO znajduje potwierdzenie również w doświadczeniach Państwowej Inspekcji Pracy. PIP wskazuje, że w toku wykonywania swoich ustawowych zadań wielokrotnie spotykała się z wątpliwościami dotyczącymi zakresu danych osobowych świadków wypadków przy pracy. W ocenie Inspekcji dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania powypadkowego wystarczające jest posługiwanie się podstawowymi danymi identyfikującymi świadka, którymi dysponuje pracodawca, tj. imieniem i nazwiskiem, zajmowanym stanowiskiem oraz jednostką organizacyjną, do której pracownik jest przypisany. Prezes UODO zadeklarował jednocześnie gotowość do wsparcia Ministerstwa w opracowaniu nowych przepisów, które jednoznacznie określą podstawę prawną przetwarzania danych osobowych świadków oraz zakres danych niezbędnych do prawidłowego prowadzenia postępowania powypadkowego.