W stanowisku z 9 grudnia 2025 r. (DPNT.023.1278.2025) Prezes UODO odpowiedział na pytanie Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, czy pracodawca może przekazać związkowi zawodowemu dane osobowe na potrzeby referendum strajkowego?

Zgodnie z art. 20 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 123) organizacja związkowa ma możliwość ogłoszenia strajku zakładowego po uzyskaniu zgody większości głosujących pracowników, jeżeli w głosowaniu wzięło udział co najmniej 50% pracowników zakładu pracy. Oznacza to, że organizując referendum strajkowe organizacja związkowa musi zapewnić, aby udział w referendum wzięły uprawnione osoby, oraz wykazać, że w głosowaniu wzięła udział wymagana większość pracowników. Obowiązek ten jest niemożliwy do zrealizowania bez listy osób zatrudnionych.

Artykuł 28 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 440) zobowiązuje pracodawcę do udzielenia na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Tak więc udostępnienie przez pracodawcę związkowi zawodowemu – na jego wniosek – listy pracowników na potrzeby np. przeprowadzenia referendum strajkowego jest niezbędne dla realizacji obowiązków wskazanych w przepisach.

Jak wskazał Prezes UODO przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, co wynika bezpośrednio z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Tak więc zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca ma podstawę do udostępniania związkowi zawodowemu organizującemu referendum strajkowe informacji w celu jego przeprowadzenia. Zanim przekaże dane osobowe na potrzeby referendum pracodawca powinien ocenić, czy wniosek organizacji związkowej jest należycie uzasadniony, oraz udostępnić dane pracowników w zakresie niezbędnym do realizowanego celu mając na uwadze zasadę minimalizacji.