Jak zapisać w systemie teleinformatycznym mailowy wniosek urlopowy?
Kodeks pracy w niektórych przypadkach nie wyklucza złożenia za pośrednictwem poczty służbowej wniosku przez pracownika. Dotyczy to przypadków, gdy przepisy nie narzucają formy danego wniosku, a więc np. wniosków urlopowych czy o opiekę nad dzieckiem do lat 14. Do końca 2018 r. z wnioskami takimi nie trzeba było nic robić, ale już od 1.1.2019 r. powinny zostać one zarchiwizowane w systemie teleinformatycznym, zgodnie z nowymi wymogami prawnymi. I tutaj pojawia się wątpliwość co do postaci, w jakiej powinny zostać zapisane oraz tego, czy powinny zostać zabezpieczone podpisem elektronicznym przed umieszczeniem ich w systemie teleinformatycznym. MRPiPS przyjęło, że taki mail nie musi zostać zapisanym w postaci pliku i nie musi zostać opatrzony podpisem elektronicznym, gdyż jest on dokumentem elektronicznym, a podpisy elektroniczne dotyczą tylko dokumentów skanowanych do formatu PDF.
Poniżej fragment stanowiska MRPiPS z 8.3.2019 r. dotyczący tego zagadnienia:
… Wymóg opatrzenia dokumentu podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dotyczy sytuacji, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej dołączany jest dokument w postaci papierowej. Zgodnie bowiem z § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie), wydanego na podstawie art. 2981 k.p., w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowana pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Przepisy nie wprowadzają wymogu opatrywania podpisem elektronicznym dokumentu, w przypadku, gdy ma on postać elektroniczną i ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej. Pracodawca jednak ma obowiązek zapewnić dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej integralność (§ 9 pkt 2 rozporządzenia), oraz wiarygodność (§ 12 ust. 1 rozporządzenia). Istotne zatem jest, aby dołączanie dokumentu elektronicznego (np. e-mail) do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, było odpowiednio zabezpieczone. W ocenie resortu, wiadomości e-mail zapisane jako odrębne pliki w określonym formacie można opatrywać podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Jeżeli jednak system teleinformatyczny funkcjonujący u pracodawcy posiada funkcje gwarantujące bezpieczne dołączenie dokumentu (zgodnie z warunkami określonymi w przepisach), np. e-mail do elektronicznie prowadzonej dokumentacji pracowniczej, to nie ma wówczas potrzeby używania (dodatkowo) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Powiązane Aktualności
Czy zawsze niewłaściwe zachowanie pracodawcy to mobbing?
14 lutego 2024 r., Sąd Najwyższy wydal postanowienie (sygn. akt II PSK 11/23) w którym wskazał, że samo odczucie pracownika, [...]
Kontrola trzeźwości pracownika – zasady przetwarzania danych
Od zeszłego roku przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy przeprowadzanie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność innych substancji działających podobnie jak [...]
Wzrost płacy minimalnej w 2025 roku
W 2025 roku płaca minimalna wzrośnie, ale tylko jednokrotnie, od 1 stycznia 2025 roku. Zgodnie ze wskazaniami ekonomistów z Federacji [...]