Najważniejsze zmiany w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej po uzgodnieniach międzyresortowych (projekt z dnia 24 października 2018 r.).

Zmiany co do wyglądu akt:

AKTA OSOBOWE

1. Akta osobowe składają się z 4 części, ale część D to kary porządkowe, a więc nie trzeba przepinać dotychczasowych akt,

2. Części A, B i C mogą być dzielone na podczęści tematycznie, a nie tylko część B jak w poprzedniej wersji projektu,

3. W odniesieniu do części D dotyczącej kar porządkowych uregulowano, że usuwa się całą część jak kara ulega zatarciu, a pozostałe części zmieniają numerację,

4. Okres przejściowy na dostosowanie akt do nowych przepisów wydłużono do 12 miesięcy od wejścia w życie przepisów,

5. W przepisach przejściowych dodano wyraźnie, że w stosunku do akt byłych pracowników trzeba dostosować w okresie 12 miesięcy warunki ich przechowywania zgodnie z § 8 projektu rozporządzenia,

6. Dodano nowy przepis przejściowy – § 22 o okresie dostosowania dokumentacji do nowych wymogów w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – nowy pracodawca ma 12 miesięcy na dostosowania dokumentacji, ale od daty przejęcia,

7. Dodano w § 5 obowiązek poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów.

8. W przepisach dotyczących części A i B usunięto odwołania do nowelizacji KP wdrażającej RODO, aby rozporządzenia można było szybciej opublikować nie czekając na zmiany w Kodeksie pracy,

9. Z części B akt osobowych usunięto: wnioski urlopowe i dotyczące zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem do lat 14 oraz o wypłatę do rąk własnych, które maja być zamieszczone w dokumentacjach dodatkowych prowadzonych na podstawie § 6 projektu rozporządzenia,

10. Wniosek o wypłatę do rąk własnych ma być przechowywany nie w części B akt osobowych, a w dokumentacji płacowej wraz z listami wypłaconego wynagrodzenia za pracę,

11. W przypadku pracowników młodocianych wprowadzony wymóg zapoznania z oceną ryzyka zawodowego i jego potwierdzenia zarówno przez młodocianego, jak i jego przedstawiciela ustawowego,

12. Z części B usunięto upoważnienie do przetwarzania danych szczególnych ze względu na fakt, iż nowelizacja wdrażająca RODO może być późniejsza niż data wejścia w życie niniejszego rozporządzenia,

13. W § 15 projektu rozporządzenia z katalogu osób, którym doręcza się zawiadomienie o możliwości odbioru akt usunięto członków rodziny zmarłego pracownika i pozostał w przepisie tylko pracownik lub były pracownik,

14. W § 16 projektu rozporządzenia dodano, że wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy (członkowie rodziny zmarłego pracownika), następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji,

15. Wydłużono czas na wydanie kopii dokumentacji pracowniczej z 14 do 30 dni,

CZAS PRACY

16. Zniesiono wymóg prowadzenia karty ewidencji czasu pracy na okres rozliczeniowy, co oznacza, że mogą pozostać karty miesięczne lub roczne bez względu na długość okresów rozliczeniowych stosowanych przez pracodawcę,

17. Zniesiono obowiązek włączania do ewidencji czasu pracy kopii harmonogramów czasu pracy,

18. Zniesiono konieczność wskazywania w ewidencji czasu pracy podstaw prawnych w przypadku zwolnień od pracy,19. Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć wnioski o zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14,

URLOPY WYPOCZYNKOWE

20. Zniesiono konieczność przechowywania części dokumentacji urlopowej w części B akt osobowych,

21. Wprowadzono nowy rodzaj dokumentacji w § 6 rozporządzenia – Dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych, w której należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych,

22. Zniesiono dotychczas proponowaną dokumentację związaną z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy” – co oznacza, że inne dokumenty związane z zatrudnieniem mają być w części B akt osobowych, a odrębnej dokumentacji już teraz tylko dokumenty związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych,

ELEKTRONIZACJA DOKUMENTACJI

23. Wprowadzono załącznik do rozporządzenia, który określa minimalne techniczne wymagania co do jakości skanów w PDF,

24. W uzasadnieniu do projektu napisano, że pracodawca musi w okresie 12 miesięcy dostosować dodatkowo prowadzoną dokumentację pomocniczą w wersji elektronicznej do wymagań wynikających z nowych przepisów, gdyż po tym okresie taka druga forma prowadzenia dokumentacji nie będzie możliwa,

25. Usunięto konieczność spełnienia przez dokumentację pracowniczą prowadzoną elektronicznie wymagań Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA,

26. W § 11 projektu rozporządzenia dodano ust. 2 wskazujący, że pracownik powinien odebrać oryginalny dokument papierowy, gdy sporządzono kopię cyfrową, a jak go nie odbierze to w terminie uzgodnionym, to pracodawca może go zniszczyć,

27. Doprecyzowano, że w formacie txt mają być zapisywane dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej,

28. Określono, że pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej BIP ministra właściwego do spraw pracy, a nie ze specyfikacją techniczną ogłoszoną w repozytorium interoperacyjności, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.”