Nowe przepisy wprowadzające uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych lub wymagających hospitalizacji (ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2024 r. poz. 1871) obowiązują od 19 marca 2025 r. W związku z nowelizacją Kodeksu pracy konieczne okazały się zmiany poszczególnych rozporządzeń wykonawczych, a także przygotowanie nowego rozporządzenia dotyczącego wniosków pracowników.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322) określa treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku.

Wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego musi zawierać imię i nazwisko pracownika, termin zakończenia urlopu macierzyńskiego oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński, a do wniosku należy dołączyć:

• oświadczenie o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka;
• zaświadczenie wydane przez szpital zawierające informacje o tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko lub masie urodzeniowej dziecka oraz informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu.

Zgodnie ze znowelizowanym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 335), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego mają być przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Zmiany objęły również rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 343). Zmienione rozporządzenie określa niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres wprowadzanego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Są to:

• wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej złożony płatnikowi zasiłku przez ubezpieczoną matkę dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka (w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami);
• oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z zasiłku przez drugiego rodzica dziecka;
• zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS);
• zaświadczenie wydane przez szpital.

Trzecim rozporządzeniem, które musiało zostać zmienione jest rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 241). Rozporządzenie wprowadziło dwa nowe kody dotyczące okresu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, za który pobierany jest zasiłek macierzyński:

• 341 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
• 342 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.