Właściwe zorganizowanie czasu pracy przez firmę jest bardzo ważne, gdyż może się przełożyć na realne oszczędności płacowe, a w niektórych przypadkach także zapobiec karom za strony PIP. Dlatego warto zadbać, aby przyjęte systemy, rozkłady czasu pracy i okresy rozliczeniowe odpowiadały potrzebom pracodawcy i zapewniały jak najbardziej elastyczne rozwiązania, a z drugiej strony były w miarę możliwości proste organizacyjnie.

Biorąc pod uwagę moje doświadczenie z tego zakresu zdobywane w pracy w Państwowej Inspekcji Pracy, a następnie w Sądzie Najwyższym i w trakcie wielu szkoleń, które przeprowadziłem proponuję Państwu usługę, która pozwoli uporządkować tą problematykę, składającą się z następujących kroków:

1. Diagnoza
Pierwszy etat polega na poznaniu specyfiki firmy, jej działalności pod kątem elementów mających wpływ na czas pracy, np. sezonowość, praca przez 7 dni w tygodniu, konieczność pracy zmianowej, nierównomierne zapotrzebowanie na pracę w różne dni tygodnia lub w różnych porach dnia itp. W tym etapie ważne jest również poznanie struktury zatrudnienia – grupy zawodowe, wymiary etatów, korzystanie z pracowników tymczasowych oraz ustalenie czy firma zatrudnia osoby, których dotyczą specyficzne regulacje z zakresu czasu pracy, jak przykładowo kierowcy, pracownicy mobilni, czy niepełnosprawni.

2. Analiza
Drugim etapem jest analiza przyjętych w firmie rozwiązań i ocena ich dopasowania do potrzeb organizacyjnych oraz zgodności dotychczasowego stanu z przepisami prawa pracy. Ocena taka obejmuje zawsze regulamin pracy (układ zbiorowy), porozumienia z załogą dotyczące czasu pracy, umowy i stosowane wzory wniosków/poleceń z zakresu czasu pracy. Ważną jej częścią jest ponadto analiza zasad tworzenia harmonogramów czasu pracy i sposobu rozliczania nadgodzin i prowadzenia ewidencji czasu pracy.

3. Wdrożenie
Ostatni etap polega na przygotowaniu rekomendacji rozwiązań, które usprawnią organizację firmy, z czym łączą się propozycje zmian w przepisach wewnątrzzakładowych, wprowadzenie nowych rozwiązań i ewentualne szkolenia dla kadry managerskiej w zakresie niezbędnym do wprowadzenia zmian.