Od 1 stycznia 2019 r. całość dokumentacji pracowniczej może być już prowadzona elektronicznie od początku zatrudnienia pracownika lub można dokonać digitalizacji dotychczasowej dokumentacji na postać elektroniczną. Proces ten od strony prawnej i technicznej nie jest jednak prosty dlatego proponujemy usługę wsparcia we wdrożeniu w dziale HR elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Zakres usługi może obejmować:
- pomoc w wyborze dostawcy oprogramowania lub analizę modułu e-teczki u dostawcy programu kadrowo-płacowego, z którego firma korzysta,
- analizę regulaminu pracy i wewnętrznych procesów HR z punktu widzenia ich elektronizacji,
- analizę ryzyka dla nowego procesu przetwarzania danych osobowych i doradztwo z zakresu ochrony danych osobowych w procesie elektronizacji dokumentacji pracowniczej.
Osobą wiodącą w projekcie jest Łukasz Prasołek, który odpowiada za kwestie związane z prawem pracy oraz analizę dokumentów i procesów wewnętrznych.
Za kwestie techniczno-informatyczne, zwłaszcza weryfikację właściwości plików XML i analizę metadanych zapisywanych w systemie w projektach odpowiada Anna Jankowska.
Anna Jankowska
Wspiera i realizuje projekty elektronizacji i automatyzacji w HR, przy jednoczesnej dużej uwadze na zgodność wdrażanych rozwiązań z przepisami i wyjściu naprzeciw potrzeb biznesowych organizacji. Współautorka książek „Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy, IT i RODO”; „Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 250 praktycznych wyjaśnień ekspertów”.
Posiada 15-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami IT, związanymi z produkcją oprogramowania oraz wdrażaniem systemów klasy CMS, CRM i ERP. Dostarczała rozwiązania dla działów HR. Przeprowadziła kilkadziesiąt projektów związanych z wdrożeniami oprogramowania oraz zarządzeniem zmianami organizacyjnymi.
Prowadzi projekty z zakresu doboru systemów oraz audytów systemów do elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Była współzałożycielką IntraSoft24 gdzie prze 8 lat współtworzyła program do planowania i rozliczania czasu pracy PlanQ. Pracowała przez 7 lat w IntraworQ, firmie dostarczającej system do zarządzania czasem pracy oraz elektronizacji dokumentacji pracowniczej, gdzie na przestrzeni lat odpowiadała za rozwój produktów. Jest absolwentką WGiSR Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wydziału ZIF Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu.
Za kwestie związane z ochroną danych osobowych w takich projektach i dokonywanie analizy ryzyka dla nowego procesu, jakim w organizacji będzie elektronizacja odpowiada Mirosław Gumularz.
Mirosław Gumularz
Radca prawny (GKK Gumularz Kozik), doktor nauk prawych. Jako doradca społeczny ds. ochrony danych osobowych w Ministerstwie Cyfryzacji brał udział w pracach nad wdrożeniem RODO/GDPR do polskiego porządku prawnego. Audytor wewnętrzny systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem) a także normy ISO/IEC 27701:2019 (zarządzanie prywatnością). Autor lub współautor licznych publikacji z zakresu ochrony danych osobowych oraz nowych technologii, m.in. komentarza do ustawy o ochronie danych osobowych, publikacji – ochrona danych osobowych w sektorze publicznym a także komentarza do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Adiunkt w Wyższej Szkole Bankowej w Warszawie. Wykładowca na studiach podyplomowych z ochrony danych osobowych.
