Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało w dniu 2 października 2024 roku stanowisko objaśniające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla pracowników tymczasowych. W stanowisku tym padła odpowiedź na pytanie, czy zatrudnienie jednej osoby najpierw jako pracownika tymczasowego, a następnie jako pracownika zwykłego wprost przez agencję pracy tymczasowej na stanowisku administracyjnym wymaga założenia odrębnych akt osobowych?

MRPiPS objaśniło również zasady prowadzenia akt osobowych dla pracowników agencji pracy tymczasowej, którzy pracują z przerwami na rzecz różnych pracodawców użytkowników, a dokładniej czy prowadzi się jedne akta osobowe i kontynuuje je za każdym razem, gdy pracownik znowu podejmie pracę w okresie obowiązkowego przechowywania akt osobowych.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej uregulowane są w ogólny sposób w Kodeksie pracy, a szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 18 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), natomiast przepisy ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1110) nie regulują odrębnie kwestii związanych z dokumentacją pracowniczą.

Jak potwierdziło w swoim stanowisku Ministerstwo obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika tymczasowego spoczywa generalnie na zatrudniającej go agencji pracy tymczasowej. Zgodnie zaś z art. 94[5] par. 1 Kodeksu pracy w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Należy więc przyjąć, że pracodawca, co dotyczy także agencji pracy tymczasowej, w przypadku nawiązania kolejnego stosunku pracy z tym samym pracownikiem powinien kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. Wykonywanie pracy na rzecz różnych pracodawców użytkowników nie ma wpływu na kontynuację  akt osobowych czy innej dokumentacji pracowniczej. Dokładnie w ten sam sposób należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik tymczasowy zostanie zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej jako jej pracownik na podstawie ogólnych przepisów, a nie na umowę o pracę tymczasową.