Od zeszłego roku przepisy prawa pracy umożliwiają pracodawcy przeprowadzanie kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność innych substancji działających podobnie jak alkohol u pracowników. W związku z tym zawartość akt osobowych  uległa zmianie, gdyż powstała całkowicie nowa część „E”, w której należy przechowywać dokumentację po przeprowadzonych kontrolach.

Zgodnie z art. 22^1c § 6 Kodeksu pracy pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, a przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia przeprowadzenia kontroli. Na pracodawcy ciąży też obowiązek terminowego usunięcia dokumentacji dotyczącej kontroli po upływie wskazanego czasu.

Wątpliwość budzi jednak sytuacja gdy Pracownik odejdzie z pracy przed upływem terminu przechowywania dokumentacji pokontrolnej. Z wytycznymi jak postępować w tym zakresie przyszedł Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku z 15 kwietnia 2024 roku wskazał, że nie dojdzie do złamania zasad  przetwarzania danych, gdy akta zostaną przekazane do archiwizacji wraz z zawartością części „E”. Urząd podkreślił jednakże, że Pracodawca ma możliwość usunięcia danych dotyczących kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność innych substancji działających podobnie do alkoholu przed rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikiem, nawet jeżeli będzie to po upływie krótszego czasu niż wskazany w art. 22^1c § 6.

Dla przypomnienia, w części “E” dokumentacji powinny się znaleźć:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (zgodnie z art. 221c par. 6
  k.p.),
• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ
  powołany do ochrony porządku publicznego (zgodnie z art. 221d par. 10 k.p.),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie
  środków działających podobnie do alkoholu (zgodnie z art. 221c par. 6 i art. 221e par. 2 k.p.),
• informacje dotyczące badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do
  alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (zgodnie z art. 221d par. 10 i art. 221f par. 2 k.p.).