Zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621), pracodawca jest zobowiązany do ponownego powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od dnia zmiany rodzaju umowy zawartej z obywatelem Ukrainy korzystającym z ochrony czasowej. Obowiązek ten wynika z art. 5a ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy.

Zgodnie z tym przepisem pracodawca powierzający pracę cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia. Powiadomienie składa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

W stanowisku z 26 marca 2026 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjęło szeroką interpretację powyższego obowiązku. Wskazało, że ponowne powiadomienie należy złożyć również w przypadku:

• zmiany umowy o pracę na czas nieokreślony na umowę o pracę na czas określony,
• zmiany umowy o pracę na czas określony na umowę o pracę na czas nieokreślony,
• przejścia z umowy na okres próbny na umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony,
• przejścia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę,
• przejścia z umowy o pracę na umowę cywilnoprawną.

Stanowisko to zostało jednak zmienione – w opublikowanym 12 czerwca 2026 r. sprostowaniu Ministerstwo wyjaśniło, że obowiązek ponownego powiadomienia dotyczy wyłącznie sytuacji, w których dochodzi do zmiany rodzaju stosunku prawnego, tj. przejścia z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę lub z umowy o pracę na umowę cywilnoprawną. Nie ma natomiast obowiązku ponownego zgłaszania np. zmiany z umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony lub odwrotnie. W takich przypadkach nie dochodzi bowiem do zmiany rodzaju stosunku prawnego, lecz jedynie do zmiany warunków zatrudnienia w ramach tego samego stosunku pracy.

Ministerstwo zwróciło również uwagę, że w powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie wskazuje się daty zakończenia wykonywania pracy. Tym samym zmiana umowy z terminowej na bezterminową (lub odwrotnie) nie powoduje konieczności składania nowego powiadomienia.